Saiba como usar o registro de chamadas a favor da sua empresa - Net2Phone
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abril 24, 2019 Saiba como usar o registro de chamadas a favor da sua empresa

Acompanhar o registro de chamadas da empresa é importante para observar o fluxo de trabalho da equipe. Assim, o gestor pode identificar, por exemplo, o tempo médio das ligações e até as causas de desligamento.

Para quem trabalha diretamente com o público, é fundamental monitorar de perto os procedimentos que envolvem os clientes. Somente assim, será possível otimizar os processos internos e melhorar o atendimento.

Importância de acompanhar as ligações

Ter acesso às ligações é muito importante, pois isso ajuda a pensar em novas metas e aprimorar as tarefas da equipe. O ideal é que o monitoramento seja feito todos os dias para que, se houver falhas ou problemas na comunicação, eles possam ser corrigidos rapidamente.

Além disso, se a equipe for dividida — e estiver em várias localidades — o gestor poderá observar melhor o trabalho de todos. Todo esse monitoramento pode ser feito de maneira on-line, sem precisar de uma instalação específica.

Gestão de relatório

No portal IDT PABX, é possível obter o registro de chamadas e outras informações importantes ao clicar em “relatórios”. Logo em seguida, o sistema irá apresentar a página “gestão de relatório”.

A gestão de relatório de chamada é dividida em quatro partes: visão geral, fluxos de chamadas, relatórios de chamadas e estatísticas. Entenda melhor o que você pode ver em cada página!

 

Visão geral

Na página de visão geral, o usuário pode obter informações como número de contas e canais cadastrados, custos de cada chamada e o uso de espaço (memória). Além disso, também é possível checar quais recursos estão desabilitados, por exemplo, filas e conferências.

A visão geral é bastante simples de ser observada, e pode ser acessada por qualquer usuário do sistema. Apesar das informações serem mais importantes para os gestores.

Fluxo de chamadas

No guia fluxo de chamadas, o usuário pode visualizar as chamadas que estão ativas. O sistema mostra a hora que a ligação começou, a duração, o canal e quais são os participantes dessa comunicação.

Em “a partir de”, aparece o número de onde a chamada foi iniciada. Se o chamador estiver dentro do sistema e o ramal for de um cliente logado, o usuário pode clicar no link para ser direcionado ao gerenciador de ramais.

No campo fluxo, é possível saber se a ligação ocorre entre dois ramais da empresa, da rede pública para a empresa, ou seja, o cliente que ligou, ou, ainda, se a chamada ocorreu do escritório para uma pessoa externa.

Relatórios de chamadas

A aba de relatórios é a parte onde mais há informações sobre a comunicação telefônica. Se a empresa tiver optado pela gravação de ligação, ela poderá buscar as chamadas armazenadas utilizando o filtro de busca.

No campo “pesquisar chamadas”, o usuário pode adicionar algumas informações de acordo com o que deseja buscar. Entre os filtros desse recurso estão o número de origem, nome da conta, custo médio da chamada, plano de cobrança, etc. Também é possível limitar a pesquisa por ligações internas e externas.

Nesse mesmo campo, há a possibilidade de exportar algumas informações para uma planilha de Excel. Para isso, basta escolher os itens que deseja transferir para o novo arquivo e clicar em “exportar colunas”.

É também nos relatórios de chamadas que o usuário pode acessar às chamadas anteriores, de acordo com o mês. A plataforma mostra o horário do começo da ligação, a duração, o ID, o custo e o lucro da ligação.

Estatísticas

Na seção de estatísticas, o usuário tem uma visão geral de tudo o que se refere ao registro de ligações. Os dados são apresentados em um gráfico de pizza, o que torna a compreensão mais fácil.

Essas são as informações disponibilizadas:

  • taxa média de sucesso: esse índice considera as ligações ocupadas, as respondidas, as não respondidas, etc;
  • falhas diárias de chamadas;
  • duração média das ligações;
  • principais usuários que usam a linha telefônica,
  • maior tempo para concluir: exibe as chamadas mais longas.

Acompanhe o registro de chamadas do seu negócio quando e onde quiser. Contrate um PABX com plataforma de monitoramento integrada e veja o que os seus colaboradores estão fazendo. Assim, será possível identificar problemas e melhorar os atendimentos. Conheça o que a IDT Brasil tem para a sua empresa!