Por que gravar ligação é importante para os negócios? - Net2Phone
Central de Vendas 0800 580 2607

abril 9, 2019 Por que gravar ligação é importante para os negócios?

Nos dias de hoje, gravar as ligações da empresa é uma prática comum e muito vantajosa. Tanto os gestores quantos os próprios clientes têm muito a ganhar com essa medida.

No produto IDT PABX da IDT Brasil, é possível solicitar a ativação das gravações das ligações. Saiba as vantagens de usar esse sistema, o que nós oferecemos e quais são as responsabilidades da empresa!

Monitoramento do trabalho

A primeira vantagem da gravação das chamadas, é que ela permite monitorar mais de perto o trabalho de toda a equipe. Como muitas vezes o gestor não pode ouvir todas as ligações no momento em que acontecem, as gravações facilitam isso.

Assim, sempre que necessário, o coordenador dos colaboradores poderá ouvir e fazer uma análise do trabalho de todos. Ele também terá a possibilidade de discutir com o grupo formas de melhorar o atendimento.

Se algum funcionário não estiver falando corretamente, esquecendo de passar informação ou não sendo tão simpático, tal comportamento será analisado e poderá ser melhorado. Dessa forma, a gravação telefônica serve como um verdadeiro controle de qualidade.

Registro de reclamações

Imagine que um consumidor faça uma compra e não a receba o esperado. Se pelo telefone ele não for atendido da maneira adequada, ele poderá requisitar a gravação. O registro telefônico, nesse caso, serve como uma prova das reclamações feitas pelo público.

Trata-se de garantir mais organização para a empresa e maior segurança para os clientes. Sempre que necessário, uma das partes interessadas pode requerer o acesso à gravação. A partir disso, a parte responsável pelo equívoco pode tomar as devidas providências.

É importante destacar que o cliente deve ser informado sempre que a ligação for gravada desde o começo do atendimento. Ele também deve saber que, se quiser, pode solicitar a gravação.

 

Fluxo de chamadas

Ao observar o fluxo de chamadas, é possível identificar se há um gargalo e onde ele está. Muitas vezes, a central telefônica está sobrecarregada e o cliente precisa aguardar bastante até ser direcionado para um atendimento. Essa situação pode acontecer por diversos motivos, principalmente pela má gestão e por não ter pessoas suficientes para receber a demanda.

Ao controlar de perto as ligações, o gestor pode corrigir o que não está funcionando e otimizar a rotina para que o fluxo seja melhor aproveitado. Do lado do consumidor, ele receberá um melhor atendimento e enxergará a empresa de forma mais positiva.

Geração de protocolos

Para as gravações de chamadas telefônicas, é possível atribuir um número de protocolo. Esse código serve para garantir que a informação ou solicitação foi passada da maneira correta ao cliente.

Se tiver havido falhas na comunicação, o gestor poderá tomar as medidas necessárias visando manter a qualidade no atendimento e a boa imagem da empresa. Portanto, o protocolo é mais uma ferramenta de profissionalização das empresas que beneficia o público.

Como funciona a gravação de chamadas

A IDT Brasil disponibiliza para as empresas a possibilidade de gravar as ligações dos atendimentos realizados. O registro pode ser feito de três maneiras:

  • todas as chamadas: para que todas as ligações de um mesmo ramal sejam registradas automaticamente, o usuário precisa habilitar essa função na operadora;
  • *1: ao pressionar o * seguido do 1, a ligação começa a ser gravada. Ou seja, o que foi falado antes não poderá ser recuperado. Essa função é provisória e termina com o fim da ligação. A próxima chamada não será registrada, se o *1 não for pressionado de novo,
  • conferências: as conferências também poderão ser gravadas, possibilitando a outros que se beneficiem dos temas da conferência a posteriori.

Além disso, o sistema de PABX em nuvem da IDT possui uma área de gestão e relatórios, onde é possível acessar inúmeras informações sobre as chamadas. Na página de “gestão de relatório” há as seguintes abas: visão geral, fluxos de chamadas, estatísticas de chamadas e relatórios.

Com todos esses dados, somados às gravações das chamadas, as empresas podem mapear os atendimentos, a fim de otimizá-los. Dessa formas, elas podem aumentar a produtividade, sem precisar gastar mais dinheiro por isso. O PABX da IDT já conta com todas essas funcionalidades.
Aproveite para gravar as ligações da sua empresa e ter o melhor sistema PABX da atualidade. Melhore a comunicação do seu negócio e esteja mais próximo do seu cliente!