Como reduzir gastos com telefone na empresa - Net2Phone
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agosto 27, 2019 Como reduzir gastos com telefone na empresa

Em meio à crise econômica evidente, é de extrema importância que as empresas encontrem maneiras inteligentes e produtivas de reduzir gastos sem interferir no padrão de qualidade, especialmente quando se diz respeito a comunicação, interna ou externa.

Entre as despesas mais significativas feitas pelas empresas, as contas telefônicas têm sido uma forte preocupação. Mesmo com todas as transformações tecnológicas referentes ao modo de se comunicar, a telefonia continua sendo bastante utilizada por empresas e clientes para assuntos que pedem uma urgência maior para serem resolvidos.

Entendendo a utilidade das ligações telefônicas, usar meios drásticos, como cortes, apostando em apenas um meio de comunicação, pode causar exatamente o contrário do que se tinha planejado.

Seja uma empresa de grande porte ou até mesmo as micro empresas, é imprescindível estar acessível para responder prontamente as dúvidas e necessidades de clientes e parceiros.

Diante disso, existem soluções simples para minimizar a problemática que envolve as ligações, inclusive trazendo melhorias no atendimento e otimizando a comunicação.

 

Análise e revisão das faturas

 A maioria das empresas, e das pessoas, costuma simplesmente olhar o valor final, impresso em destaque na fatura, e realizar o pagamento. Poucos se atentam para as informações discriminadas e analisam se a cobrança foi feita corretamente.

Dados da Agência Nacional de Telecomunicações, a Anatel, mostraram que, em 2017, foram registrados mais de 167 mil ocorrências por cobrança indevida, sendo cerca de 14 mil por mês.

 

Além disso, é importante conhecer o fluxo de ligações, se foram locais, interurbanas ou internacionais, quais representam um custo maior, quais trazem lucro para empresa, em quais horários ocorreram, entre outros fatores positivos e negativos. Ter esse controle ajudará a organizar e entender melhor as contas e saber onde é possível realizar cortes.

 

Young man in formalwear speaking on the phone while walking along modern building

Renegociar contrato com as operadoras

 As operadoras de telefonia oferecem planos especiais para empresas, com descontos e ligações ilimitadas, tanto para fixos, quanto para celulares. É interessante se atualizar sobre essa informação e procurar novas opções mais adequadas à realidade da empresa.

Mas é preciso ter cuidado antes de fechar negócios, alguns combos e promoções nem sempre são tão vantajosos como parecem.

Pode ser que a empresa esteja pagando a mais por um serviço sem utilidade, por isso, é essencial conhecer o contrato e negociar os melhores planos antes de fechar negócio. A sugestão é avaliar detalhadamente cada operadora e decidir por aquela que traz a combinação perfeita de custo-benefício.

Existem várias opções no mercado de telefonia, então pesquise cada uma e escolha a melhor para sua empresa.

 

Conscientizar os colaboradores

 Apenas avaliar e cortar gastos diretamente não é a solução mais recomendada. Inclusive, agir assim pode até resultar em um efeito contrário.

Colocar os colaboradores a par das estratégias da empresa é essencial para que os planos de redução de custos deem certo, ainda mais se o telefone for parte principal do trabalho.

Para implantar uma política que dê certo, o primeiro passo é conscientizar os colaboradores da realidade e incentivar a participação de todos através de um programa de metas e treinamentos.

Com essa participação, as estratégias se estenderão a longo prazo, com colaboradores participativos, que entendem a importância de gerar menos custos, sem que a qualidade do serviços oferecidos tenha qualquer interferência negativa.

Uma forma para envolver ainda mais os colaboradores é criar a estratégia em conjunto, buscando sugestões e fazendo com que eles entendam mais diretamente como a participação de cada um traz benefícios.

 

Apostar em soluções tecnológicas

 A tecnologia tem auxiliado extensivamente as empresas na ampliação e gestão dos negócios, facilitando o controle de uma gama de processos, otimizando a produtividade, facilitando a administração dos gastos e comunicação em todos os aspectos.

Celulares mais sofisticados, expansão e melhoria do sinal da internet, softwares direcionados para uma melhor organização de produtos, serviços e contas, assim como a padronização dos sistemas.

Todas essas coisas surgiram para acrescentar qualidade às empresas. A redução dos gastos em telefonia se torna ainda mais simples, quando se tem a tecnologia com um ajudante expressivo.

Por isso, o investimento nesses meios chega a ser de vital importância para a empresa, trazendo um retorno rápido, tanto para as grandes, como para as pequenas e micro empresas.

 

Estimular a comunicação digital

Ainda que muitos negócios precisem ser resolvidos por meio de ligações telefônicas, e até mesmo alguns clientes e parceiros prefiram assim, a comunicação digital é uma ferramenta importante em vários aspectos.

Começando com a agilidade de informação, que pode ser transmitida e compartilhada pelas mídias sociais. A utilização do e-mail, aplicativos de mensagens instantâneas, entre outros recursos, reduzem custos e ampliam as possibilidades.

 

Utilizar o sistema VOIP

 O sistema VOIP (Voice Over Internet Protocol, em português, Voz Sobre Protocolo de Internet ou Voz sobre IP) surgiu e evoluiu com a internet. Um sistema que capta sinais analógicos de áudio, realizados por um telefone, por exemplo, e transforma em digitais, sendo transmitidos pela internet através de uma rede de computadores baseada em IP.

Entre as muitas vantagens, está exatamente a redução no custo das ligações, chegando a uma economia de quase 80%, tanto para nacionais, quanto para internacionais e a possibilidade do controle do custo da ligações.

Outra conveniência é o aumento da produtividade e a facilidade do colaborador em poder atender clientes e fechar negócios de onde estiver. Além disso, o sistema permite comunicação em vídeo, mensagens instantâneas, redes sociais, tudo integrado.

E a melhor parte, é que o investimento é muito pequeno perto de todas os recursos permitidos. As ligações podem ser feitas direto do computador ou do smartphone, que atualmente é uma estrutura comum a todas as empresas.

A redução do custo com telefonia é percebido logo na primeira fatura, isso porque a distância e o tempo das ligações não interferem no valor final, permitindo o uso ilimitado, sempre que for necessário.

 

Implementar PABX em nuvem

 PABX em nuvem está integrado ao sistema VOIP e é outra potente ferramenta para reduzir os custos das ligações telefônicas e com toda a estrutura exigida por um PABX convencional.

Começando por dispensar grandes e complexas estruturas, com fios ligados a aparelhos telefônicos, que exigem uma nova linha e a reestruturação do cabeamento, sem a necessidade de uma sala extra ou cursos de especialização específicos, arcando com mais despesas.

A escalabilidade e a manutenção são facilitadas, dispensando altos custos com novos equipamentos ou a necessidade de parar o trabalho por muito tempo. Ainda conta com recursos funcionais, que tornam o atendimento ágil, como direcionamento e gravação de chamadas, entre outros que ajudam em diversos aspectos de forma prática e econômica.

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